home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ShareWare OnLine 2 / ShareWare OnLine Volume 2 (CMS Software)(1993).iso / database / rpt52.zip / REPORT.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-03-11  |  10KB  |  221 lines
  1.                     AD HOC Report WRITER MODULE
  2.                
  3.  
  4.      Ad Hoc Report Writer requires very little from the user 
  5.   beyond pointing at a desired action and hitting the ENTER key.
  6.   It was designed this way from the start.
  7.      
  8.      Reports and mail label definitions created with Report Writer
  9.   can be saved, edited, and rerun at will.  All output can be 
  10.   sent to the printer, screen, or to a disk file.  Custom indexes
  11.   can be built from within Report for your report and label runs. 
  12.  
  13.    
  14.   ENVIRONMENT VARIABLE
  15.       
  16.       Report Writer is written in Clipper 5.01.  Since Clipper will
  17.   use expanded memory for indexing purposes it is standard practice to
  18.   include the following statment in your AUTOEXEC.BAT file if you should
  19.   experience corrupt indexes:
  20.       
  21.                            SET CLIPPER=E:0
  22.                       (or) SET CLIPPER=//E:0    
  23.  
  24.   Unlikely index corruption of this sort can occur with incompatible 
  25.   expanded memory managers.  This should alleviate any problems with
  26.   expanded memory you might encounter.
  27.            
  28.                  
  29.   *-------------------------------------------------------------------*    
  30.                                 MAIN MENU
  31.   *-------------------------------------------------------------------*    
  32.   
  33.   CREATING A REPORT DEFINITION FOR THE FIRST TIME
  34.   
  35.   Ad Hoc Report Writer creates three distinct types of reports. A single
  36.   file report uses just one primary file.  A relational report type one
  37.   may use a primary,secondary and tertiary file.  There is one record in
  38.   the   secondary file for each primary record.  A relational report type
  39.   two may use a primary, secondary and tertiary file.  There are multiple
  40.   secondary records for each primary record. Your data detemines which type
  41.   of report you will need to create.
  42.   
  43.   Creating a report is essentially the same process for all report
  44.   types. First, the report type is chosen and then report parameters 
  45.   are entered. You can control things like the left margin, spaces 
  46.   between printed fields on the report, page width, page length, etc.
  47.   
  48.   You choose your primary, secondary and tertiary files from a scolling 
  49.   list. You choose the fields you wish to include in the report from
  50.   scrolling lists. Nothing could be easier!  Just remember the following: 
  51.   
  52.   
  53.   1. UP TO 3 FILES MAY BE USED IN EACH REPORT!
  54.   
  55.   2. A MAXIUM OF 27 FIELDS FROM EACH FILE MAY BE USED IN THE REPORT.
  56.   
  57.   3. THREE CALCULATED FIELDS MAY BE DEFINED PER FILE. FIELDS IN OTHER
  58.      FILES IN A MULT-FILE REPORT MAY BE REFERENCED IN THE CALCULATIONS
  59.   
  60.   4. MEMO FIELD PROCESSING IS LIMITED TO ONE MEMO FIELD IN A SINGLE FILE
  61.      REPORT.
  62.            
  63.   5. FIELDS APPEAR ON THE PRINTED REPORT IN THE ORDER IN WHICH THEY WERE
  64.      SELECTED.
  65.      
  66.   6. IF YOU DO NOT ENTER A COLUMN HEADING FOR A FIELD THE FIELD NAME WILL
  67.      BE USED AS A COLUMN HEADING ON THE REPORT.
  68.      
  69.   7. IF YOU ARE USING TOTALS, SUBTOTALS, AND/OR CALCULATED FIELDS EXPECT
  70.      YOUR REPORT TO BE WIDER THAN THE WIDTH OF THE SELECTED FIELDS ALONE.
  71.      EXTRA SPACE IS ALLOCATED TO A FIELD BEING TOTALLED AND TO A CALC 
  72.      FIELD BEYOND THAT WHICH IS DISPLAYED BY THE FIELD SELECTION SCREEN.
  73.         
  74.   8. YOU MAY LINK THE FILES ON ANY FIELD(S) OF YOUR CHOICE
  75.  
  76.   9. ALL OUTPUT CAN BE STOPPED WITH THE ESC KEY IF YOU DESIRE.
  77.  
  78.  
  79.   EXECUTING A REPORT DEFINITION 
  80.   
  81.   Simply select the report definition from the scrolling list by
  82.   striking enter.  You will have an opportunity to edit the report     
  83.   parameters you entered when you created it.  You can also edit or 
  84.   create a query for the report and save it under the same or differ-
  85.   ent name.  Output for all reports can go to the printer, screen, or
  86.   to a disk file.
  87.  
  88.  
  89.         
  90.   *-------------------------------------------------------------------*    
  91.                               MAIL LABELS
  92.   *-------------------------------------------------------------------*  
  93.  
  94.   
  95.   CREATING A MAIL LABEL DEFINITION FOR THE FIRST TIME     
  96.  
  97.  
  98.   STANDARD LABELS:
  99.  
  100.   Ad Hoc Report Writer permits the creation of standard, large,
  101.   or cheshire format mailing labels.  Simply take the Mailing Label 
  102.   option from the Main menu.  You will be asked to choose a
  103.   primary file and primary file index.  Next you will be given the
  104.   opportunity to query the primary file if you desire. In this manner
  105.   you can select to filter out certain zipcodes or cities according to 
  106.   your preferences and needs.
  107.   
  108.   You will then enter the label module.  Choose the create option from 
  109.   within the label module.  Assign the label file a unique and meaningful 
  110.   name. Select the modify contents option.  Press F2 to choose field names 
  111.   for each line of the label you wish to create.  BE SURE TO PLACE THE
  112.   CURSOR AT THE BEGINNING OF THE LINE TO WHICH YOU ARE APPENDING FIELD
  113.   NAMES!  Follow the prompts and press F10 when you are done.  Be sure to
  114.   choose the proper format and dimensions from within the dimensions
  115.   selection.
  116.  
  117.   By experimenting with the other options you'll find that you can 
  118.   tag select records and print only them if you choose.  You can now print
  119.   your mail labels and recall the new label definition you've just created
  120.   whenever you wish. Just remember the following:  
  121.  
  122.   1. Be certain to choose the proper format and dimension from within 
  123.      the dimension option.  You can make adjustments to the default 
  124.      sizes as you wish.  Maximum label size is 24 X 60.
  125.    
  126.   2. Create index files keyed on the fields by which you want to order 
  127.      your label printout.  If you want labels to be printed in zipcode
  128.      order then be sure to create an index file keyed on zipcode etc.
  129.    
  130.   3. Make use of the test pattern and correct your alignment before 
  131.      beginning a large label run. (** Very Important **)
  132.    
  133.   4. Make use of the query builder to select or filter your primary 
  134.      file when printing labels if you don't wish to create a label for
  135.      every record in your file.   
  136.    
  137.   5. You can pause printer output with ALT-C if your label run jams in
  138.      the printer.  It's not the most sophisticated way to do so, but
  139.      it certainly works.  ESCAPE will ABORT a label printout.
  140.    
  141.   6. A sample label definition (MAIL.LBL) is provided on your diskette.  
  142.      You can experiment with changes and printing by selecting it. First
  143.      you select the Process Mailing Labels option from the Main Menu. 
  144.      Then select MAIL.DBF and MAIL.NTX as your primary file and index.  
  145.  
  146.   7. The copies parameter will determine how many labels for each record
  147.      are printed.
  148.         
  149.   8. The blank lines parameter will control the printing of blank lines
  150.      in your label definition.  Blank lines can be useful for spacers
  151.      when printing large labels.
  152.   
  153.   9. If you build a new label or edit an existing one and utilize the
  154.      automatic field name selector, be sure to place the cursor at the
  155.      BEGINNING of the line you are appending field names to!  Experiment
  156.      with this and you'll see why!
  157.  
  158.  
  159.  
  160.   AVERY 3-UP LASER LABELS:
  161.  
  162.     Follow the same instructions given for STANDARD LABELS. The following
  163.     exceptions apply:
  164.  
  165.         1. YOU MUST SELECT LASER LABELS AND CONFIRM OUTPUT TO ACTIVATE
  166.            THIS OPTION.  
  167.  
  168.         2. The Dimensions for Avery 3-UP Laser Labels are PRESET &
  169.            CANNOT BE CHANGED 
  170.  
  171.         3. Blank lines will print if included in label
  172.  
  173.         4. Option may only be chosen if a LASER PRINTER is selected.   
  174.  
  175.  
  176.  
  177.   CREATE A NEW INDEX FILE
  178.  
  179.   Simply select this option from the Main Menu. Select a primary file.
  180.   Then select the field(s) you wish to index on. The last step in creating
  181.   a new index is giving the new index file a name. That's all!  The Report
  182.   Writer does the rest!
  183.    
  184.   ( ** VERY IMPORTANT ** )
  185.   1. RPT writer converts numeric and date fields to character values when 
  186.   you build an index with them. RPT writer ensures the proper ordering of
  187.   values in this manner. Character indexes are completely compatible and 
  188.   need not be rebuilt. This conversion of numeric & date fields to string
  189.   values is standard practice and enables you to build compound keys with
  190.   mixed data types. These indexes are not backwards compatible with dBASE
  191.   but it is a simple procedure to rebuild an index file using dBASE if you 
  192.   must for reasons of compatiblity with other programs which access your
  193.   data files.
  194.  
  195.  
  196.   FREQUENCY ANALYSIS
  197.  
  198.   This is an interesting option with which you can analyze different
  199.   fields in your database. A mailing list database with a zipcode field
  200.   like MAIL.DBF is a fine example of its use. Select FREQUENCY ANALYSIS
  201.   RPT from the Report Menu. Select the ZIP field of MAIL.DBF for the 
  202.   analysis and the routine will display or print a listing of the number
  203.   of occurrances of each zipcode in your file.  It's simple to use. 
  204.   Experiment with it for best results.  It's able to be used on a network
  205.   since it creates temporary files and removes them after its work is done.
  206.  
  207.  
  208.   CHANGE THE DIRECTORY
  209.  
  210.   This option enables you to select any directory on your disk 
  211.   in which you you might have database files.  RPT Writer will ask you 
  212.   which directory you'd like to enter.  Enter the name.  If you make
  213.   a spelling error RPT Writer will report that it is not possible to
  214.   enter the directory you keyed in.
  215.  
  216.   
  217.              
  218.                             **  END OF FILE ***   
  219.                           
  220.                           
  221.